Die Teams-Transkription mit Microsoft 365 Copilot eröffnet Unternehmen erhebliches Potenzial zur Effizienzsteigerung in Meetings. Gleichzeitig stellt sie Anwender aber auch vor komplexe Herausforderungen hinsichtlich der effizienten Anwendung und Integration. Die Investition in diese Technologie zahlt sich unter dem Vorbehalt der zielführenden Anwendung schnell aus, insbesondere durch die Effizienzsteigerung und die verbesserte Nachverfolgung von Aufgaben und Entscheidungen aus Meetings. Im Folgenden beleuchten wir die Herausforderungen im Umgang mit Copilot in Teams genauer und zeigen Lösungsansätze auf.
Herausforderung 1: Die Qualität des Transkripts
Ein kritischer Aspekt bei der Nutzung von Copilot in Teams ist die Qualität des Transkripts. Falsch verstandene Namen, Fachbegriffe oder spezifische Abkürzungen können den Kontext einer automatisierten Zusammenfassung erheblich verfälschen und somit die Effektivität der Technologie mindern.
Diese Herausforderung wird häufig unterschätzt, doch gibt es einige Tricks, um die Genauigkeit der Transkription deutlich zu verbessern.
Während eines Meetings können Teilnehmende Transkripte via Prompt in Echtzeit korrigieren und anpassen, um sicherzustellen, dass die erfassten Informationen korrekt sind.
Darüber bietet sich mit Microsoft 365 Copilot die Möglichkeit, das System vorab mit spezifischen Begriffen, Namen oder Fachjargon zu trainieren, um die Genauigkeit der Transkription zu erhöhen. Diese Anpassungen sind entscheidend, um den vollen Nutzen aus der Transkriptionsfunktion zu ziehen und sicherzustellen, dass die automatisierten Zusammenfassungen den tatsächlichen Inhalten der Meetings entsprechen.
Herausforderung 2: Verknüpfung von Teams und „Aufgabenverwaltungstools“
Die Verknüpfung der aus den Transkriptionen generierten Aufgaben mit Managementtools wie Microsoft Planner, To Do oder externen Systemen über Connectoren ist zwar theoretisch über den Microsoft Graph abbildbar – aber funktioniert derzeit leider noch nicht stabil „Out-of-the-Box“.
Auch wir als Anbieter für 365 Copilot Trainings mussten entsprechend Zeit und Geduld aufwenden, um unser Copilot Setup für Teams entsprechend zu konfigurieren.
Es empfiehlt sich Experten zuzuziehen oder einen Teil der Belegschaft in einem dedizierten 365 Copilot Training für Teams fortzubilden – mit dem Ziel maßgeschneiderte Workflows zu erstellen, die die nahtlose Übertragung von Aufgaben aus den Meeting-Zusammenfassungen in die gewählten Aufgabenverwaltungssysteme ermöglichen.
Dabei entscheidend für den Erfolg dieser Integration ist eine einheitliche Arbeitsstruktur innerhalb des Teams oder der Organisation. Die Mitglieder müssen sich auf gemeinsame Praktiken für die Benennung, Priorisierung und Zuweisung von Aufgaben einigen, um die Effizienz der automatisierten Prozesse zu maximieren. Diese Standardisierung der Arbeitsabläufe erleichtert die Automatisierung und sorgt für eine konsistente Nutzung der Tools über verschiedene Teams und Projekte hinweg.
Herausforderung 3: „Gewohnheitstier Mensch“ und die Integration von Copilot in den täglichen Workflow
Unsere Erfahrungen aus unseren 365 Copilot Trainings zeigen: Eine der größten Hürden bei der Implementierung von Copilot in die tägliche Arbeitsroutine ist nicht technischer, sondern menschlicher Natur. Die Verfügbarkeit von Copilot allein garantiert noch nicht dessen Nutzung. Vielmehr ist es die menschliche Neigung zu gewohnten Arbeitsweisen, die eine vollständige Integration innovativer Technologien wie Copilot in den Arbeitsalltag erschwert. Oft bleibt genau dadurch das Potential im Alltag ungenutzt.
Um diese Herausforderung zu überwinden, ist eine gezielte Begleitung des Veränderungsprozesses unerlässlich. Hier bietet sich die Rolle eines „AI Coaches“ an, vergleichbar mit einem Agile Coach in der agilen Arbeitswelt. Ein AI Coach begleitet Teams nicht nur bei der technischen Einführung von Copilot, sondern fokussiert sich insbesondere darauf, die kulturelle und praktische Integration der neuen Tools in die bestehenden Arbeitsabläufe zu fördern. Dies umfasst die Sensibilisierung für die Vorteile von Copilot, die Anleitung zur effektiven Nutzung und die Schaffung eines Verständnisses dafür, wie Copilot die Effizienz und Effektivität von Meetings und Aufgabenverwaltung verbessern kann. Je nach Firmenphilosophie bietet sich hier auch sehr gut eine externe Unterstützung von Experten an.
Der Schlüssel zum Erfolg liegt in der schrittweisen Anpassung der Arbeitsgewohnheiten. Durch regelmäßige Workshops, individuelle Coaching-Sessions und die kontinuierliche Unterstützung bei der Anwendung von Copilot im Alltag können Teams die Hürden der Gewohnheit überwinden. Ein AI Coach hilft dabei, eine positive Einstellung gegenüber dem Wandel zu fördern, indem er den Mehrwert von Copilot greifbar macht und dessen Einsatz im Arbeitsalltag zur neuen Norm werden lässt. So wird die Technologie nicht als zusätzliche Belastung, sondern als wertvolles Instrument zur Steigerung der Produktivität wahrgenommen.
Letztendlich ist die erfolgreiche Integration von Microsoft 365 Copilot in den Arbeitsalltag ein Prozess, der sowohl Geduld als auch Engagement erfordert. Durch gezielte Unterstützung und die Bereitschaft, bestehende Arbeitsweisen zu hinterfragen und anzupassen, können Teams das volle Potenzial von Copilot ausschöpfen und einen nachhaltigen Wandel in ihrer Meeting-Kultur und Aufgabenverwaltung herbeiführen.
Fazit
Die Einführung der Teams-Transkription durch Microsoft 365 Copilot bietet Unternehmen eine einzigartige Gelegenheit, die Effizienz von Meetings zu steigern und die Verwaltung von Folgeaufgaben zu automatisieren. Trotz der Herausforderungen, die mit der Qualität der Transkripte und der Integration mit Aufgabenverwaltungstools verbunden sind, ist der Mehrwert enorm und die Investition in Copilot und einem passenden (PromptingBirds) Training schnell amortisiert.
Möge die KI mit euch sein!
Euer PromptingBirds Team
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