Datenschutzerklärung der PromptingBirds GmbH
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung auf dieser Website im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
PromptingBirds GmbH
Werinherstr. 3
81541 München
Vertreten durch die Geschäftsführer: Daniel Frystacki, Sascha Frystacki
Telefon: 089 20174032
E-Mail: info@promptingbirds.com
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist oder eine Einwilligung vorliegt. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag bzw. Vertragsanbahnung), lit. c (rechtliche Verpflichtung) oder lit. f (berechtigtes Interesse). Bei den einzelnen Verarbeitungen unten nennen wir jeweils die einschlägige Rechtsgrundlage, die Speicherdauer und etwaige Empfänger.
Soweit wir Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, geschieht dies auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO.
3. Hosting und Server-Logfiles
Diese Website wird bei der Host Europe GmbH (Hansestraße 111, 51149 Köln; eine Marke der GoDaddy-Gruppe) gehostet; der Serverstandort liegt in Deutschland. Beim Aufruf der Website erhebt der Hoster in unserem Auftrag automatisch Daten in sogenannten Server-Logfiles: besuchte Seite, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge, Quelle/Verweis, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die IP-Adresse.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für den Zweck ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, in der Regel nach spätestens 14 Tagen. Mit dem Hoster besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Diese Website nutzt eine TLS-/SSL-Verschlüsselung. Dadurch sind Daten, die Sie an uns übermitteln, für Dritte nicht mitlesbar.
4. Cookies und Einwilligungsverwaltung (CookieYes)
Diese Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien. Technisch notwendige Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein. Alle nicht notwendigen Cookies (z. B. Statistik/Analyse) werden erst gesetzt, nachdem Sie über unser Consent-Banner eingewilligt haben (§ 25 Abs. 1 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Zur Verwaltung Ihrer Einwilligung setzen wir den Consent-Manager CookieYes (CookieYes Limited, 3 Warren Yard, Warren Park, Stratford Road, Wolverton Mill, Milton Keynes, MK12 5NW, Vereinigtes Königreich) ein. CookieYes speichert Ihre Einwilligungsentscheidung in einem Cookie auf Ihrem Endgerät (Speicherdauer: bis zu 12 Monate). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweispflicht der Einwilligung) sowie lit. f DSGVO.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen, indem Sie die Cookie-Einstellungen über das entsprechende Symbol bzw. den Link im Footer der Website erneut aufrufen.
5. Kontaktaufnahme: Kontaktformular, E-Mail und CRM-System
Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten (insbesondere Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer und Unternehmen sowie den Inhalt Ihrer Nachricht), um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
CRM-System: Zur Bearbeitung und Organisation von Anfragen setzen wir ein selbst betriebenes CRM-/ERP-System (ERPNext) ein. Dieses wird auf von uns gemieteter Infrastruktur der Microsoft Ireland Operations Limited (One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland; „Microsoft Azure“) betrieben. Der Serverstandort liegt ausschließlich in Deutschland (Region Frankfurt am Main). Ihre über das Kontaktformular übermittelten Angaben werden direkt in diesem System gespeichert; das Formular wird technisch von unserem eigenen System (erp.promptingbirds.com) eingebunden. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Microsoft Products and Services Data Protection Addendum) einschließlich EU-Standardvertragsklauseln.
E-Mail-Kommunikation: Für unsere E-Mail-Kommunikation nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Limited). E-Mail-Korrespondenz zu Ihrer Anfrage kann Ihrer Anfrage in unserem CRM-System zugeordnet werden, damit das zuständige Team Ihre Anfrage nachvollziehen und beantworten kann.
Speicherdauer: Anfragedaten löschen wir, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, spätestens 12 Monate nach Abschluss der Anfrage — es sei denn, es entsteht eine Geschäftsbeziehung; dann gelten die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO). Im Rahmen unserer täglichen Datensicherung werden Daten zusätzlich für 30 Tage in verschlüsselten Backups (Microsoft Azure, Deutschland) vorgehalten.
6. Spam-Schutz (hCaptcha)
Zum Schutz unserer Formulare vor missbräuchlicher automatisierter Nutzung setzen wir den Dienst hCaptcha (Intuition Machines, Inc., 2211 Selig Drive, Los Angeles, CA 90026, USA) ein. hCaptcha prüft, ob eine Eingabe durch einen Menschen erfolgt, und kann dazu Hardware- und Softwareinformationen (z. B. Geräte- und Anwendungsdaten) verarbeiten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz der Website vor Missbrauch und Spam (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich die Übermittlung auf die EU-Standardvertragsklauseln bzw. eine Zertifizierung nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework.
7. Webanalyse: Google Analytics 4 (über Google Site Kit)
Auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über unser Cookie-Banner erteilen können, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland). Die Einbindung erfolgt über das WordPress-Plugin „Site Kit by Google“.
Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um Ihre Nutzung der Website zu analysieren (z. B. aufgerufene Seiten, Verweildauer, ungefähre Herkunft, verwendetes Gerät). IP-Adressen werden bei Google Analytics 4 nicht gespeichert; übermittelte IP-Daten werden vor der Verarbeitung gekürzt bzw. nur zur groben Geolokalisierung genutzt. Die Daten können an Server der Google LLC in die USA übertragen werden; Google LLC ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend gelten EU-Standardvertragsklauseln.
Die von uns gesammelten Analysedaten werden nach 14 Monaten gelöscht. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Footer) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
8. Terminbuchung
Über die Schaltflächen „Termin buchen“ bzw. „Beratungstermin buchen“ können Sie online einen Termin mit uns vereinbaren. Dabei nutzen wir Microsoft Bookings (Microsoft Ireland Operations Limited). Die von Ihnen bei der Buchung angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, gewählter Termin, ggf. Anliegen) verarbeiten wir zur Terminvereinbarung und -durchführung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Microsoft.
9. Online-Shop (WooCommerce)
Wenn Sie über unseren Online-Shop bestellen, verarbeiten wir die für die Abwicklung des Vertrags erforderlichen Daten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer sowie Bestell- und Zahlungsdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Die Zahlung erfolgt per Rechnung (Überweisung); wir setzen keine externen Zahlungsdienstleister ein und geben Ihre Daten nicht zu Zahlungszwecken an Dritte weiter. Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Pflichten auf (§ 257 HGB, § 147 AO); danach werden sie gelöscht.
10. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben — sei es über ein auf unserer Website bereitgestelltes Bewerbungsformular oder per E-Mail —, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Bewerberdaten, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden und das Bewerbungsverfahren durchzuführen.
Verarbeitet werden insbesondere Ihre Kontakt- und Stammdaten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), die Angaben aus Ihrem Anschreiben, Lebenslauf und Ihren Zeugnissen sowie weitere Informationen, die Sie uns im Rahmen der Bewerbung mitteilen.
Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Verarbeitung zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses). Soweit wir Bewerberdaten darüber hinaus verarbeiten — etwa zur Wahrung berechtigter Interessen oder zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen —, stützen wir dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. f bzw. lit. c DSGVO. Die Angabe der Daten erfolgt freiwillig; ohne die für die Beurteilung erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen.
Ihre Bewerberdaten werden ausschließlich von den am Bewerbungsverfahren beteiligten Personen (insbesondere Personalverantwortliche und die für die ausgeschriebene Stelle zuständigen Entscheidungsträger) zur Kenntnis genommen. Zur Verarbeitung und Speicherung nutzen wir unsere selbst betriebene, in Deutschland gehostete Infrastruktur (Microsoft Azure, Region Frankfurt am Main) sowie Microsoft 365 für die E-Mail-Kommunikation; es besteht jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, speichern wir Ihre Daten zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses in Ihrer Personalakte. Andernfalls löschen wir Ihre Bewerberdaten spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder Sie in eine längere Speicherung — etwa zur Aufnahme in einen Bewerberpool — ausdrücklich eingewilligt haben. Die Frist von sechs Monaten trägt möglichen Ansprüchen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Rechnung.
11. Social Media und externe Verlinkungen
Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Auftritte bei LinkedIn, YouTube, Instagram, Spotify und Apple Podcasts. Es handelt sich um reine Verlinkungen — beim bloßen Besuch unserer Website werden keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einem Link folgen, gelten die Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.
12. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sofern wir Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen.
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@promptingbirds.com.
Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de.
13. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Stand: Juli 2026
