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TCO Automation

TCO Automation ermöglicht deinem Unternehmen eine klare, ganzheitliche Bewertung aller Lieferantenkosten – automatisch, sicher und kompatibel mit Microsoft 365 sowie Azure Foundry.

PromptingBirds implementiert die Lösung vollständig, führt Teams ein und begleitet den laufenden Betrieb.

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  • Einordnung

Was ist die TCO Automation?

TCO Automation berechnet automatisch die Gesamtbetriebskosten eines Produkts oder einer Dienstleistung, inklusive versteckter Faktoren wie Service, Transport und Lagerung.

Der Prozess liefert dem Einkauf und der Geschäftsführung eine verlässliche Entscheidungsgrundlage – klar strukturiert, vollständig und jederzeit nachvollziehbar.

  • Wirkung

Welche Chancen TCO Automation eröffnet

Monatliche Bewertung von 100 % aller relevanten Angebote statt einzelner Stichproben.
Einheitliche, transparente Entscheidungsgrundlagen für Einkauf und Geschäftsführung.
Reduktion manueller Recherchen um bis zu 80 % durch automatisierte Datenzusammenführung.
Steigerung der Entscheidungsqualität um durch vollständige Kostenbetrachtung.
  • Ablauf

Wie funktioniert die TCO Automation?

1
Datenerfassung
Kostenfaktoren aus ERP & Dokumenten
2
Analyse
Automatische TCO-Berechnung
3
Vergleich
Lieferantenbewertung
4
Entscheidung
Klare Auswahlgrundlage

Ergebnis

Die Automation verbindet Daten aus ERP, Excel und SharePoint, berechnet die TCO pro Lieferant und stellt klare Entscheidungen bereit – schnell, zuverlässig und sicher.

  • Business Value

Vorteile für Unternehmen

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Bessere Entscheidungen
vollständige sichtbarkeit aller kosten
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Weniger Aufwand
automatisierte datensammlung & analyse
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Einheitliche Prozesse
standardisierte Bewertungskriterien
  • ROI

Business Impact in Zahlen

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Bessere Entscheidungen
Durch die ganzheitliche Betrachtung werden optimale Lieferanten konsistent identifiziert.
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Reduziert Beschaffungskosten
Die TCO-unterstützte Auswahl reduziert langfristige Beschaffungskosten spürbar.
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Höhere Transparenz
Jede Entscheidung wird nachvollziehbar und auditfähig dokumentiert.
  • Sicherheit

Sicherheit & Compliance

Die Lösung verarbeitet ausschließlich interne Datenquellen und bleibt vollständig DSGVO-konform.
Rollenbasierte Berechtigungen schützen sensitive Einkaufsdaten.
Auditfähige Dokumentation aller Berechnungsschritte.
Kompatibel mit Microsoft 365 & Azure Foundry für maximale Betriebssicherheit.
  • Expertise

Wer steckt hinter der Lösung?

Andreas Maring, Senior AI Product Manager bei PromptingBirds
Er verbindet strategisches Produktdenken mit pragmatischer Umsetzung und führt Unternehmen sicher in die KI-gestützte Arbeitswelt.
„Ein guter Workflow fühlt sich nicht automatisiert an – er läuft einfach. KI macht genau das möglich: weniger Reibung, mehr Fokus, bessere Ergebnisse.“
  • AI Workflows

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  • Fragen & Antworten

FAQs

1
Was ist TCO Automation?
TCO Automation beschreibt die automatische Berechnung aller direkten und indirekten Kosten eines Angebots. Die Lösung bündelt Daten aus ERP, Excel und Dokumenten, analysiert sie und stellt eine klare Entscheidungsgrundlage bereit. Dein Unternehmen profitiert von Transparenz, Geschwindigkeit und hoher Zuverlässigkeit.
2
Welche Daten werden für die TCO Automation benötigt?
Genutzt werden vorhandene interne Datenquellen wie ERP-Systeme, Angebotsblätter und Excel-Dateien. Die Automation extrahiert relevante Felder automatisch. Fehlen Informationen, lassen sie sich manuell ergänzen – ohne den Prozess zu unterbrechen.
3
Für wen ist TCO Automation besonders geeignet?
Einkauf, Controlling und Geschäftsführung profitieren direkt von der Lösung. Alle Beteiligten erhalten eine einheitliche Sicht auf die Gesamtkosten und können schneller fundierte Entscheidungen treffen.
4
Wie zuverlässig ist die automatische TCO-Berechnung?
Sie basiert auf definierten Regeln, strukturierten Daten und klaren Bewertungslogiken. Das sorgt für konsistente, auditfähige und reproduzierbare Ergebnisse – ohne subjektive Abweichungen.
5
Wann wird die Automation ausgelöst?
Sobald mehrere Angebote für eine Beschaffung vorliegen, startet der Prozess. Der Einkauf erhält unmittelbar eine vollständige Bewertung aller Kostenfaktoren.
6
Wie werden Fehler oder fehlende Daten behandelt?
Fehlen Informationen, wird der Nutzer gezielt darauf hingewiesen und kann Werte direkt nachtragen. So bleibt der gesamte Workflow stabil und transparent.
7
Welche Vorteile bietet die Lösung im Alltag?
Entscheidungen werden klarer, schneller und nachvollziehbarer. Teams sparen Zeit in der Recherche und konzentrieren sich stärker auf Verhandlungen und strategische Aufgaben.
8
Ist die TCO Automation sicher und DSGVO-konform?
Ja. Die Verarbeitung findet ausschließlich in internen Systemen statt. PromptingBirds setzt auf sichere Architekturen, rollenbasierte Zugriffe und revisionsfähige Prozesse.
9
Wie lange dauert die Einführung?
In der Regel wenige Wochen. PromptingBirds übernimmt Implementierung, Integration und Enablement der Teams – ohne komplexe technische Anforderungen.
10
Lässt sich die TCO Automation erweitern?
Ja. Die Lösung ist modular aufgebaut und kann jederzeit um weitere Kostenarten, Lieferantendaten oder automatisierte Berichte ergänzt werden.