Einkauf

Automatisches Lieferanten-Onboarding

Lieferanten-Onboarding Automation sorgt dafür, dass neue Lieferanten strukturiert, sicher und in der Hälfte der Zeit aufgenommen werden. Der gesamte Prozess läuft klar geführt, transparent und vollständig automatisiert – inklusive Compliance-Prüfung und Freigabe.

PromptingBirds implementiert die Lösung End-to-End, kompatibel mit Microsoft 365 und Azure Foundry.

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Was ist die Lieferanten-Onboarding Automation?

Lieferanten-Onboarding Automation ist ein durchgängiger Workflow, der neue Lieferanten automatisch durch Erfassung, Dokumentenprüfung und Freigabe führt. Ein ChatBot begleitet den gesamten Prozess, sammelt Informationen und stellt sicher, dass alle Compliance-Vorgaben erfüllt werden. Die Automation schafft Klarheit, reduziert manuelle Abstimmungen und sorgt für einen nachweisbar sicheren und einheitlichen Ablauf.

Welche Chancen die Lieferanten-Onboarding Automation eröffnet

Durchgehende Bearbeitung von 100 % aller Anträge ohne manuelle Nachverfolgung.

Standardisierte Prüfung sämtlicher Dokumente nach internen Richtlinien.

Vollständige Transparenz über Status, Fortschritte und Freigaben.

Einheitlicher Prozess für Einkauf, Compliance, IT und Lieferanten.

Dokumentierte, revisionssichere Abläufe für Audits.

Wie funktioniert die Lieferanten-Onboarding Automation?

Formular-Trigger

Antrag startet Workflow

ChatBot führt Lieferanten

Infos & Uploads

Dokumentenprüfung

Vollständigkeit & Compliance

Freigabe-Workflow

Einkauf & Compliance

ERP-Abgleich

Datenvalidierung

Abschluss & Log

Benachrichtigung & Audit

Ergebnis

Der Workflow führt Lieferanten sicher durch alle Schritte und stellt sicher, dass nur vollständig geprüfte Daten und Dokumente in die Freigabe gelangen.

Vorteile für Unternehmen

Klarer, geführter Prozess

Weniger Abstimmung, mehr Geschwindigkeit.

Sichere Compliance

Konsistente Prüfung aller Unterlagen.

Entlastung der Teams

Fokus auf Wertschöpfung statt Verwaltung.

Business Impact in Zahlen

50 % schneller

Das Onboarding verkürzt sich im Schnitt um 2–3 Tage pro Fall.

60.000 €/Jahr

Auf Basis von 50 Onboardings und 20 eingesparten Stunden pro Fall.

100 % Prozessklarheit

Jeder Schritt wird systemisch dokumentiert und nachverfolgbar.

Höhere Qualität

Alle Dokumente werden automatisiert geprüft.

Sicherheit & Compliance

DSGVO-konforme Verarbeitung sämtlicher Lieferantendaten.

Revisionssichere Audit-Logs aller Schritte und Entscheidungen.

Klare Rollen- und Zugriffskonzepte für sensible Dokumente.

Nahtlose Integration in Microsoft 365 und Azure Foundry für maximale Sicherheit.

Wer steckt hinter der Lösung?

Andreas Maring, Senior AI Product Manager bei PromptingBirds

Er kombiniert strategisches Produktdenken mit pragmatischer Umsetzung und verantwortet zahlreiche produktive KI-Workflows im Mittelstand.

„Ein guter Workflow fühlt sich nicht automatisiert an – er läuft einfach. KI macht genau das möglich: weniger Reibung, mehr Fokus, bessere Ergebnisse.“

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FAQs

Was umfasst die Lieferanten-Onboarding Automation?

Sie deckt den gesamten Weg von der Antragstellung über die Dokumentenprüfung bis zur finalen Freigabe ab. Der Lieferant wird dabei über einen ChatBot geführt, während der Workflow alle Unterlagen auf Vollständigkeit und Compliance prüft. Am Ende entsteht ein durchgehend dokumentierter, sicherer und transparenter Prozess.

Welche Systeme werden angebunden?

Die Lösung arbeitet mit SharePoint für Formulare und Dokumente sowie optional mit ERP-Daten für Abgleiche. Durch die Nutzung von Microsoft 365 und Azure Foundry bleibt die Integration stabil, sicher und erweiterbar.

Wie erkennt die Automation fehlende Dokumente?

Der Workflow prüft automatisiert, ob alle erforderlichen Unterlagen vorhanden sind und meldet fehlende Elemente sofort zurück. Der Lieferant wird über den ChatBot gezielt aufgefordert, die fehlenden Dateien nachzureichen.

Können interne Richtlinien automatisch berücksichtigt werden?

Ja. Die Automation vergleicht hochgeladene Dokumente mit den relevanten Angebots- und Compliance-Richtlinien. Dadurch werden alle Fälle nach einheitlichen Standards bewertet.

Wie sicher ist der Umgang mit sensiblen Daten?

Sämtliche Daten werden DSGVO-konform verarbeitet. Zugriffskonzepte, Audit-Logs und Microsoft-Security-Standards sorgen für ein hohes Maß an Schutz und Nachvollziehbarkeit.

Wie profitieren Einkauf und Compliance?

Beide Bereiche erhalten klar strukturierte Daten, vollständige Dokumente und einen Freigabeprozess, der keine manuellen Rückfragen erfordert. Das reduziert Reibung und beschleunigt Entscheidungen.

Wie wird der Lieferant durch den Prozess geführt?

Ein ChatBot begleitet jeden Schritt. Er erklärt Anforderungen, fordert Informationen an und hilft beim Upload. So fühlt sich der Prozess für den Lieferanten einfach und gut geführt an.

Was passiert bei fehlerhaften oder nicht DSGVO-konformen Dokumenten?

In solchen Fällen informiert die Automation den Lieferanten direkt und fordert eine korrigierte Version an. Gleichzeitig wird intern ein Hinweis im Workflow hinterlegt – vollständig revisionssicher.

Wie lange dauert die Einführung?

In der Regel wenige Wochen, da bestehende Systeme wie Microsoft 365 und SharePoint genutzt werden. PromptingBirds übernimmt die vollständige Implementierung und begleitet Teams im Alltag.

Können weitere Prozesse später ergänzt werden?

Ja. Die Lösung ist modular aufgebaut und kann um zusätzliche Prüfungen, Schnittstellen oder interne Workflows erweitert werden – ohne den Kernprozess zu stören.