Personal (HR)

AI Onboarding Assistant

Onboarding Automation ist der zentrale Teams-Agent, der neue Mitarbeiter proaktiv begrüßt, Fragen beantwortet und sofort Orientierung gibt. Die Lösung ist vollständig kompatibel mit Microsoft 365 und Azure Foundry.

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Was ist die Onboarding Automation?

Onboarding Automation ist ein KI-gestützter Agent in Microsoft Teams, der neuen Mitarbeitern jederzeit Antworten, Dokumente und Orientierung liefert. Er nutzt vorhandenes Wissen aus SharePoint und dem Intranet, reagiert proaktiv am ersten Tag und begleitet durch die ersten Wochen. PromptingBirds implementiert die Lösung Ende-zu-Ende – sicher, datenschutzkonform und praxistauglich.

Welche Chancen Onboarding Automation eröffnet

Begrüßung und Informationsbereitstellung für 100 % neuer Mitarbeiter direkt ab Tag 1.

Sofortige Beantwortung aller Standardfragen ohne Wartezeit.

Durchgehende 24/7-Verfügbarkeit für Wissenszugriffe in den ersten Wochen.

Vollständige Auswertung aller gestellten Fragen zur Optimierung der HR-Inhalte.

Wie funktioniert die Onboarding Automation?

Proaktive Begrüßung

Teams-Start, Willkommensnachricht

Intelligente Suche

Analyse & Wissensabruf

Präzise Antworten

klare Infos, Links

Fallback an HR

Ticket/E-Mail Weitergabe

Ergebnis

Der Agent führt neue Mitarbeiter sicher durch den Einstieg, beantwortet Fragen verlässlich und entlastet HR von repetitiven Aufgaben.

Vorteile für Unternehmen

Klarer Start

Orientierung ohne Wartezeit

Spürbare Entlastung

weniger Routinefragen

Schnellere Produktivität

kürzere Suchzeiten

Business Impact in Zahlen

60 % weniger Anfragen

Reduziert HR-Supporttickets in den ersten vier Wochen deutlich.

24/7-Verfügbarkeit

Alle Onboarding-Informationen stehen jederzeit ohne Verzögerung

8.000 € jährliche Ersparnis

Weniger Aufwand für HR und Mentoren durch automatisierte Antworten.

Sicherheit & Compliance

Zugriff ausschließlich auf freigegebene interne Dokumente über sicheres RAG.

Anonymisierbare Nutzerfragen für maximale Diskretion.

Keine Nutzung interner Daten für öffentliches KI-Training.

Vollständig DSGVO-konform – geprüft und auditierbar.

Wer hat die Automation umgesetzt?

Andreas Maring, Senior AI Product Manager bei PromptingBirds

Er verbindet technisches Produktdenken mit klarer Umsetzung – von Microsoft Copilot über Automatisierung bis zu AI Blueprints.

„Ein guter Workflow fühlt sich nicht automatisiert an – er läuft einfach. KI macht genau das möglich: weniger Reibung, mehr Fokus, bessere Ergebnisse.“

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FAQs

Was ist Onboarding Automation?

Onboarding Automation ist ein KI-Agent in Microsoft Teams, der neue Mitarbeiter proaktiv begleitet und sämtliche Onboarding-Fragen zuverlässig beantwortet. Er nutzt vorhandene Dokumente aus SharePoint oder dem Intranet und liefert klare, präzise Antworten. Das entlastet HR und gibt neuen Kollegen ein sicheres Gefühl ab Tag 1.

Wie schnell kann Onboarding Automation eingeführt werden?

Der Blueprint ist so aufgebaut, dass er zügig implementiert werden kann, weil die bestehende Wissensbasis direkt genutzt wird. Sobald Dokumente strukturiert vorliegen, lässt sich der Agent in Microsoft 365 und Azure Foundry ausrollen. PromptingBirds begleitet den gesamten Prozess.

Brauchen wir dafür neue Tools?

Nein. Die Lösung arbeitet in Microsoft Teams und greift auf SharePoint oder Dataverse zu. Alles fügt sich nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft ein. IT und HR behalten die volle Kontrolle.

Welche Inhalte kann der Agent beantworten?

Alle standardisierten Onboarding-Themen wie Richtlinien, Kultur, Prozesse, Orte oder Formulare. Durch RAG-Technologie werden nur geprüfte Inhalte ausgegeben – zuverlässig und ohne Halluzinationen.

Wie sicher ist der Umgang mit Mitarbeiterfragen?

Fragen können anonymisiert verarbeitet werden, um Hemmungen abzubauen. Die Daten bleiben vollständig intern und werden nicht für öffentliches KI-Training genutzt. PromptingBirds arbeitet strikt DSGVO-konform.

Was passiert, wenn der Agent keine Antwort findet?

Statt eine falsche Antwort zu geben, schlägt der Agent vor, die Frage an HR weiterzuleiten. Dadurch bleibt jede Antwort korrekt, und HR erhält nur die Fälle, bei denen menschliche Expertise wirklich nötig ist.

Welche Vorteile bringt das für HR?

HR wird spürbar entlastet, weil wiederkehrende Fragen automatisch beantwortet werden. Die Teams gewinnen Zeit für persönliche Betreuung, strategische Aufgaben und qualitative Interaktionen.

Wie stellt PromptingBirds die Qualität sicher?

Durch klare Dokumentstrukturen, kontrollierten Zugriff, wiederkehrende Tests und ein sauberes RAG-Setup. Die Lösung bleibt stabil, nachvollziehbar und auditierbar.

Können wir eigene Inhalte später erweitern?

Ja. Die Wissensbasis kann jederzeit aktualisiert oder ergänzt werden, ohne die Architektur neu aufzubauen. Neue Mitarbeiter profitieren sofort von aktualisierten Informationen.

Warum lohnt sich Onboarding Automation besonders im Mittelstand?

Weil Teams dort häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig tragen. Ein verlässlicher Onboarding-Agent reduziert Reibung, schafft Klarheit und sorgt dafür, dass neue Kollegen schnell selbstständig werden.