Einkauf

Automatisierte Auditvorbereitung

Automatisierte Auditvorbereitung sorgt dafür, dass alle relevanten Nachweise für ein Audit vollständig, korrekt und ohne manuelle Suche bereitstehen. Zertifikate und Dokumente werden automatisch aus SharePoint gesammelt, der Audit-Checkliste zugeordnet und für Prüfer aufbereitet – sicher, schnell und nachvollziehbar.

PromptingBirds implementiert die Lösung End-to-End, kompatibel mit Microsoft 365 und Azure Foundry, inklusive sicherer Datenverarbeitung und klarer Einführung in deine Teams.

Jetzt Gespräch buchen

Was ist die Automatisierte Auditvorbereitung?

Automatisierte Auditvorbereitung ist ein KI-gestützter Workflow, der alle erforderlichen Nachweise für ein Audit selbstständig findet, zuordnet und bereitstellt. Der Prozess startet mit der Audit-Ankündigung, durchsucht interne Ablagen wie SharePoint und liefert eine vollständig gefüllte Audit-Checkliste. Ein Copilot begleitet den Ablauf, minimiert Rückfragen und stellt sicher, dass alle Vorgaben eingehalten werden.

Welche Chancen die automatisierte Auditvorbereitung eröffnet

Durchgehende Bearbeitung von 100 % aller relevanten Audit-Nachweise ohne manuelle Vorarbeit.

Bis zu 80 % schnellere Vorbereitung durch automatische Dokumentensammlung.

Transparenter Überblick über alle benötigten Zertifikate, inklusive Status und Vollständigkeit.

Vollständig einheitlicher Prozess für QM, Einkauf und Compliance.

Revisionssichere und klar dokumentierte Schritte für interne und externe Audits.

Wie funktioniert die Automatisierte Auditvorbereitung?

Audit-Ankündigung

Prozess wird ausgelöst

Dokumentensuche

Copilot durchsucht SharePoint

Zuordnung

Nachweise zur Checkliste

Bereitstellung

Sammlung für Prüfer

Reminder

Fehlende Dokumente melden

Übergabe

Fertige Auditmappe

Ergebnis

Der Workflow bereitet Audits vollständig automatisiert vor und liefert eine sauber strukturierte und geprüfte Dokumentensammlung für den Audit-Prozess.

Vorteile für Unternehmen

Mehr Sicherheit

Klare, nachvollziehbare Dokumentation

Weniger Abstimmung

Automatische Vorbereitung spart Zeit

Hohe Verlässlichkeit

Einheitliche Auditprozesse

Business Impact in Zahlen

80 % Zeitersparnis

Die Automation reduziert die gesamte Auditvorbereitung von ca. 100 auf ca. 20 Stunden pro großem Audit.

7.200 € pro Audit

Monetarisierte Zeitersparnis auf Basis spezialisierter Arbeitszeit (90 €/h).

100 % Übersicht

Vollständige Transparenz über vorhandene und fehlende Nachweise.

Sicher. DSGVO-konform. Audit-ready.

Verarbeitung erfolgt vollständig intern und ausschließlich zweckgebunden für Audits.

Kompatibel mit Microsoft 365 und Azure Foundry, inklusive rollenbasierter Zugriffssteuerung.

Nachweise werden revisionssicher zugeordnet und dokumentiert.

Klar definierte Fallbacks stellen sicher, dass keine Datei übersehen wird.

Wer hat die Automatisierte Auditvorbereitung umgesetzt?

Andreas Maring, Senior AI Product Manager bei PromptingBirds

Er verbindet strategisches Produktdenken mit messbarem Business-Impact in Microsoft-365- und KI-Projekten.

„Ein guter Workflow fühlt sich nicht automatisiert an – er läuft einfach. KI macht genau das möglich: weniger Reibung, mehr Fokus, bessere Ergebnisse.“

Jetzt individuelle Beratung anfordern

FAQs

Was umfasst die Automatisierte Auditvorbereitung?

Die Automation sammelt alle relevanten Zertifikate und Nachweise aus SharePoint, ordnet sie der Audit-Checkliste zu und stellt sie vollständig bereit. Du erhältst eine vollständige, geprüfte Auditmappe, ohne Dokumente manuell suchen zu müssen. Dadurch entsteht Klarheit, Struktur und ein messbar sicherer Prozess.

Welche Systeme werden angebunden?

Die Lösung arbeitet nahtlos mit Microsoft 365, SharePoint und Teams. PromptingBirds setzt die Integration so um, dass deine bestehenden Ablagestrukturen genutzt werden und keine zusätzlichen Tools nötig sind. So bleibt der Prozess einfach und sicher.

Wie löst die Automation den Prozess aus?

Der Start erfolgt anlassbezogen über die Audit-Ankündigung. Ab diesem Moment läuft der Workflow vollständig automatisch durch und bereitet alle benötigten Nachweise vor.

Was passiert, wenn Dokumente fehlen?

Verantwortliche in QM, Einkauf oder Compliance erhalten automatisch einen Reminder. Die Automation stellt sicher, dass Lücken früh erkannt und sauber nachgearbeitet werden können – ohne Risiko für das Audit.

Welche Vorteile ergeben sich für das QM?

Du bekommst einen klar strukturierten, nachvollziehbaren und sicheren Prozess, der konstant dieselbe Qualität liefert. Das reduziert Stress vor Audits und schafft Verlässlichkeit im gesamten Unternehmen.

Wie unterstützt PromptingBirds bei der Einführung?

Wir begleiten den gesamten Weg: Design, Implementierung, Datenanbindung, Tests und Einführung in die Fachbereiche. Dein Team erhält eine Lösung, die funktioniert – nicht nur ein Konzept.

Ist die Automation DSGVO-konform?

Ja. Es werden ausschließlich interne Unternehmensdaten verarbeitet, zweckgebunden und geschützt durch Microsoft-365-Sicherheitsmechanismen. Rollen und Berechtigungen bleiben unverändert bestehen.

Wie viel Zeitersparnis ist realistisch?

Bei großen Audits sind bis zu 80 % weniger Vorbereitungszeit möglich. Das bedeutet: 80 gesparte Stunden pro Audit und deutlich weniger Abstimmung zwischen den beteiligten Teams.

Welche Stakeholder profitieren am meisten?

Vor allem Qualitätsmanagement, Einkauf und Compliance. Jede dieser Rollen erhält klare Aufgaben, volle Transparenz und einen standardisierten Prozess.

Ist der Workflow skalierbar?

Ja. Die Struktur lässt sich für weitere Auditarten, Standorte oder zusätzliche Dokumenttypen erweitern. PromptingBirds sorgt dafür, dass die Lösung langfristig wartbar und ausbaufähig bleibt.