Controlling

Automatisierte Budgetprüfung

Automatisierte Budgetprüfung hilft Deinem Controlling, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden – schon beim Erfassen der Planwerte. Statt Rückfragen Wochen später prüft das System Budgetvorgaben sofort auf Plausibilität und Vollständigkeit. Direkt beim Erfassen. Das spart Abstimmung, reduziert Fehler und schafft Vertrauen in die Zahlen. Kompatibel mit Microsoft 365, Power Apps und Azure AI.

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Definition und Nutzen

Die automatisierte Budgetprüfung analysiert Budget-Eingaben in Echtzeit – noch bevor sie im Controlling landen. Sie erkennt fehlende Werte, unlogische Steigerungen oder ungeplante Abweichungen und fordert sofort Begründungen ein. So entstehen keine Verzögerungen, keine Rückfragen und kein Abstimmungsaufwand mehr. Fachbereiche erhalten direkt Feedback – und das Controlling bekommt nur geprüfte, begründete Zahlen.

Welche Chancen die automatisierte Budgetprüfung eröffnet

100 % der Budgetvorgaben werden beim Speichern auf Plausibilität geprüft – nicht erst im Controlling.

Jede Eingabe enthält direkt vollständige Kommentare bei Abweichungen – kein Nachhaken mehr nötig.

Bis zu 70 % weniger Korrekturschleifen laut Erfahrungswerten aus ersten Projekten.

Unplausible Eingaben werden automatisiert markiert und kommentiert übergeben.

Direkter Lerneffekt für Fachbereiche: bessere Planung schon im nächsten Zyklus.

Wie funktioniert die automatisierte Budgetprüfung?

Eingabe in Power App oder Excel

Planwerte werden manuell erfasst

Sofortiger Live-Check

KI analysiert Eingaben mit Vorjahresdaten

Hinweise bei Auffälligkeiten

Automatische Warnung & Begründungsaufforderung

Pflichtkommentar oder Korrektur

Nur begründete Abweichungen erlaubt

Übergabe an Controlling

Validierte Daten mit Kommentaren

Protokollierung für Nachvollziehbarkeit

Audit Trail aller Änderungen

Ergebnis

Live-Checks sorgen für bessere Datenqualität und ersparen manuelle Nacharbeiten.

Vorteile für Unternehmen

Weniger Rückfragen

Klare Kommunikation direkt bei der Eingabe

Mehr Zeit fürs Wesentliche

Controller analysieren statt korrigieren

Einheitliche Qualität

Alle Eingaben im gleichen Prüfprozess

Business Impact in Zahlen

70 % weniger Iterationen

Budget-Freigaben erfolgen schneller, mit weniger Nacharbeit

Wochenweise Zeiteinsparung

Controller gewinnen wertvolle Kapazitäten in der heißen Planungsphase

Messbare Verbesserung der Datenqualität

Geringere Fehlerquote in Budgetberichten

Höhere Akzeptanz im Fachbereich

Sofortiges Feedback stärkt Vertrauen in das System

Sicherheit & Transparenz garantiert

Kostenstellen sind strikt getrennt – kein Zugriff auf fremde Budgets.

Jede Zahl und jede Änderung wird mit Zeitstempel und Kommentar dokumentiert.

DSGVO-konform durch Rollen- und Berechtigungskonzepte.

Alle Prüfungen erfolgen innerhalb sicherer Microsoft-Umgebungen.

Wer hat die Automatisierung umgesetzt?

Andreas Maring, Senior AI Product Manager bei PromptingBirds

Fokus: KI-Lösungen mit messbarem Nutzen im Mittelstand – von Strategie bis Umsetzung

„Ein guter Workflow fühlt sich nicht automatisiert an – er läuft einfach. KI macht genau das möglich: weniger Reibung, mehr Fokus, bessere Ergebnisse.“

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FAQs

Was ist eine automatisierte Budgetprüfung?

Die automatisierte Budgetprüfung analysiert Planwerte bereits beim Speichern auf Logik, Vollständigkeit und Plausibilität. Das senkt den Abstimmungsaufwand mit dem Controlling deutlich und verbessert die Datenqualität.

Welche Systeme unterstützt die Lösung?

Sie funktioniert mit Microsoft Power Apps, Excel (als Add-in), Dataverse, SQL und ist kompatibel mit Microsoft 365 sowie Azure AI.

Muss das Controlling manuell nacharbeiten?

Nein. Unplausible Eingaben werden direkt mit Kommentaren versehen. So erhält das Controlling nur geprüfte, nachvollziehbare Daten.

Was passiert bei falschen Eingaben?

Mathematische Fehler blockieren die Eingabe. Inhaltliche Auffälligkeiten erfordern einen Pflichtkommentar. So bleiben Fachbereiche flexibel – und Controller behalten die Kontrolle.

Wie hoch ist der Zeitgewinn?

In bisherigen Projekten konnten bis zu 70 % der Rückfragen und Korrekturschleifen eingespart werden – eine spürbare Entlastung für Fachbereiche und Controlling.

Wie wird die Lösung abgesichert?

Über ein fein granuliertes Berechtigungssystem, vollständige Protokollierung aller Änderungen und eine Microsoft-basierte Infrastruktur mit DSGVO-konformen Standards.

Können mehrere Fachbereiche parallel arbeiten?

Ja. Die Prüfung erfolgt jeweils bezogen auf die eigene Kostenstelle. Jeder Bereich erhält nur Feedback zu den eigenen Eingaben.

Ist die Lösung skalierbar?

Ja, sie kann für mehrere Geschäftsbereiche, Länder oder Tochterunternehmen angepasst und skaliert werden – mit zentralem Regelwerk.